MICROSOFT ACCSESS
Konsep
Basis Data
Basis Data
(Data Base) dapat dibayangkan sebagai
sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk
mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai
berikut:
Ø
memberi
sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan
Ø
menentukan
kelompok/jenis arsip
Ø
memberi
penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map
Ø
menerapkan
arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll
Upaya
penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku
tersebut sudah cukup banyak.
Definisi:
Basis data
terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat
bersarang atau berkumpul,
sedangkan data adalah
representasi fakta dunia
nyata yang mewakili suatu objek
seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa,
konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol,
teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
Basis data
dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:
1. Himpunan
kelompok data (arsip)
yang saling berhubungan
yang diorganisasi sedemikian rupa
agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang
tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling
berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Prinsip
kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk
pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk
kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang
digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data
menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk).
Satu hal
yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan
data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk
penyimpanan
data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi
data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll,
tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada
pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan
menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data
adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita
simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian
ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk
pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.
Operasi Dasar Basis Data
Dalam
sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam
sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data.
Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih
file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ditempatkan.
Sebuah
basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik.
Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori
(pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat
menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.
Oleh karena
itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data
dapat meliputi:
Ø
Pembuatan
basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip
yang baru.
Ø
Penghapusan
basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip.
Ø
Pembuatan file/tabel
baru ke suatu
basis data (create
table), identik dengan penambahan map arsip baru.
Ø
Penghapusan
file/tabel dari suatu basis data (drop tabel).
Ø
Penambahan/pengisian
data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.
Ø
Pengambilan
data dari sebuah file/tabel.
Ø
Pengubahan
data dari sebuah file/tabel.
Ø
Penghapusan
data dari sebuah file/tabel.
Operasi-operasi
yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi
awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan
operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi
rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang
lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan
(processing) data dalam basis data.
Tujuan Basis Data
Telah
disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan
basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali
data yang kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan
basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:
1.
Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Pemanfaatan
basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan
perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut
dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non
elektronis).
2.
Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Karena
keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi
(pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai
penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan
penekanan jumlah redundansi data, baik
menerapkan sejumlah pengkodean
atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar
kelompok data yang saling berhubungan.
3.
Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan
pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint)
tipe data, domain
data, keunikan data
dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis
data, sangat berguna untuk menekan ketidak akuratan/penyimpanan data.
4.
Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan
data sejalan waktu akan semakin
membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita
gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data
yang sudah jarang kita gunakan dapat
kita pindahkan kedalam
media penyimpanan off-line.
Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah
basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis.
Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang
sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan
komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi
tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.
5.
Kelengkapan (Completeness)
Untuk mengakomodasi
kebutuhan kelengkapan data
yang semakin berkembang, maka
kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat
melakukan perubahan struktur
dalam basis data,
baik dalam penambahan
objek baru (tabel) atau dengan
penambahan field-filed baru pada suatu tabel.
6.
Keamanan (Security)
Ada sejumlah
sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan
dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek
keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat
menentukan
siapa-siapa (pemakai)
yang boleh menggunakan
basis data beserta
objek-objek di
dalamnya
dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.
7.
Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)
Pemakai
basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi
saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian ,
misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam
perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem
inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang
mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap
dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data
(karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang
bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk
menggunakan data)
Penerapan Basis Data
Hampir
disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa
berhubungan dengan basis
data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk
menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi
suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan,
kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah
satu komponen utama dalam
setiap sistem informasi. Tidak
ada sistem informasi
yang bisa dibuat/dijalankan tanpa
adanya basis data.
Secara
lebih teknis bidang-bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi
efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain:
Ø Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang
memiliki banyak pegawai.
Ø Pergudangan (inventory), untuk perusahaan
manufaktur (pabrikan), grosir (reseller), apotek dll.
Ø Akuntansi untuk berbagai perusahaan.
Ø Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai
dll
Ø Layanan pelanggan (customer care), untuk
perusahaan yang berhubungan dengan
bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll)
Sedang
bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan
basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:
Ø Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data
nasabah/data tabungan/pinjaman,
pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan
informasi pada nasabah/calon
nasabah.
Ø Asuransi,
dalam melakukan pengelolaan
data nasabah/data pembayaran
premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.
Ø Rumah
Sakit, dalam melakukan
pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen, menangani pembayaran perawatan.
Ø Produsen
Barang, dalam melakukan
pengelolaan data keluar-masuk, barang
Ø (inventory).
Ø Industri manufaktur, dalam membantu
pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.
Ø Pendidikan/sekolah, dalam membantu
pengelola0an data siswa, penjadwalan.
Ø Telekomunikasi, dalam
melakukan pengelolaan data
administrasi kabel/data
pelanggan, menangani gangguan dll.
Tugas:
Buatlah
suatu tabel yang terdiri dari beberapa field, kemudian tentukan jenis tipe
datanya
(number,
text, date) dan keterangan ! Isilah minimal 20 data/record.
Database dengan Microsoft
Access
Database
dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling
berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form,
Report, Macro dan Module.
Komponen Database:
1. Tables :merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.
2. Queries :berfungsi
menyaring data dari berbagai criteria dan urutan yang dikehendaki.
3. Forms :berfungsi
memasukkan data, menampilkan data
serta mengedit data
dari suatu table dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang
sendiri.
4. Reports :berfungsi
mencetak data dalam bentuk laporan.
5. Pages :berfungsi
menciptakan halaman web berupa data access pages.
6. Macros :berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki
dalam mengolah data.
7. Modules :berfungsi untuk
merancang bermacam-macam modul
aplikasi dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai
yang kita kehendaki.
Tipe Data pada Ms.Access
Text
Pada tipe
data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah
255 karakter yang merupakan type default.
Memo
Pada tipe
data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field
adalah 65.535 karakter.
Number
Merupakan
tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.
Date/time
Jenis data
yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.
Currency
Merupakan
tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya
memori penyimpanan adalah 4 byte.
Auto Number
Tipe data
ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka
otomatis)
Yes/No
Tipe data
ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
OLE Object
Tipe data
ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB
(batas atas Harddisk)
Hyperlink
Tipe data
yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.
Lookup Wizard
Tipe data
yang digunakan untuk
menampilkan data dari
tabel lain. Besar
memori penyimpanan umumnya 4 byte.
TABLES DAN FORMS TUGAS:
1.
Buatlah
tabel yang telah Anda buat pada pertemuan sebelumnya ! Aturlah field sesuai
dengan propertiesnya !
2.
Buatlah tabel
dengan nama tabel Karyawan_Nama_Anda_Kelas_Anda dengan struktur sebagai berikut:
Field Name
|
Data Type
|
Description
|
Field Size
|
NIP
|
TEXT
|
Nomor
Induk Pegawai
|
4
|
NAMA_KARYAWAN
|
TEXT
|
Nama
Lengkap Karyawan
|
20
|
TGL_LAHIR
|
DATE/TIME
|
Tanggal
Lahir Karyawan
|
Medium
Date
|
JK
|
TEXT
|
Jenis
Kelamin Karyawan
|
1
|
TPK
|
TEXT
|
Tingkat Pendidikan
Karyawan
|
3
|
GOL
|
NUMBER
|
Golongan, sesuai
pendidikan dan masa kerja
|
Single
|
JABATAN
|
TEXT
|
Jenis
Jabatan Karyawan
|
11
|
ALAMAT
|
TEXT
|
Alamat
Lengkap Karyawan
|
20
|
KOTA
|
TEXT
|
Kota
tempat tinggal aryawan
|
10
|
KP
|
TEXT
|
Kode Pos
|
5
|
TLP
|
TEXT
|
Telepon
|
7
|
FOTO
|
OLE
Object
|
Foto diri
|
-
|
KET
|
MEMO
|
Keterangan
yang diperlukan
|
-
|
v Setelah
Anda membuat field-field
tersebut beserta propertiesnya, maka
langkah Anda selanjutnya adalah
membuat FORMS.
v -Modifikasilah form yang Anda buat tersebut,
sedemikian rupa sehingga menjadi menarik.
v Setelah Forms yang Anda buat selesai,
kemudian masukkan data berikut ini, melalui FORM
(Ingat
jangan langsung memasukkan data melalui tabel !!!!).
DATA KARYAWAN
|
||||||||||||
NIP
|
NAMA_KAR YAWAN
|
TGL_ LAHIR
|
JK
|
TPK
|
JABATAN
|
GOL
|
ALAMAT
|
KOTA
|
KP
|
TLP
|
FOTO
|
KET
|
2001
|
GINA
|
02-Mar-76
|
P
|
D1
|
SEKRETARIS
|
1
|
Jl Tampomas 23
|
Cirebon
|
45142
|
205981
|
||
2002
|
TEGUH
|
25-Jan-75
|
L
|
SMA
|
SALESMAN
|
2
|
Jl Kelud 48
|
Kuningan
|
32524
|
324015
|
||
2003
|
MILA
|
08-Mar-56
|
P
|
S3
|
DIREKTUR
|
4
|
Jl Ariodinoto 10
|
Cirebon
|
45111
|
207847
|
||
2004
|
NANA
|
11-Nop-65
|
P
|
S2
|
MANAGER
|
2
|
Jl Pengampon 10
|
Sukabumi
|
52132
|
542015
|
||
2005
|
IKHSAN
|
31-Agust-72
|
L
|
SMA
|
TPAM
|
1
|
Jl Pekalipan 62
|
Garut
|
26678
|
230339
|
||
2006
|
ARIF
|
21-Nop-70
|
L
|
D3
|
SEKRETARIS
|
3
|
Jl Titimplik 32
|
Bandung
|
40135
|
357984
|
||
2007
|
ABDUL
|
27-Feb-65
|
L
|
S1
|
MANAGER
|
3
|
Jl Klitiran 27
|
Bandung
|
40133
|
365214
|
||
2008
|
NURUL
|
17-Jan-76
|
P
|
D1
|
RESEPSIONIS
|
1
|
Jl Dr Cipto 59
|
Jakarta
|
16114
|
654354
|
||
2009
|
NIA
|
25-Jun-75
|
P
|
SMA
|
SALESMAN
|
1
|
Jl Siliwangi 125
|
Kuningan
|
16752
|
642517
|
||
2010
|
YUNI
|
12-Feb-73
|
P
|
D1
|
SEKRETARIS
|
2
|
Jl Nanas 90
|
Jakarta
|
34567
|
326984
|
||
2011
|
MIA
|
04-Apr-71
|
P
|
D3
|
ACCOUNTING
|
3
|
Jl Flamboyan 30
|
Jakarta
|
54123
|
482421
|
||
2012
|
TONY
|
10-Jul-72
|
L
|
D1
|
RESEPSIONIS
|
2
|
Jl Pegambiran 9
|
Cirebon
|
15678
|
503274
|
||
2013
|
RUDI
|
05-Mei-77
|
L
|
S1
|
MANAGER
|
3
|
Jl Anyer 25
|
Bandung
|
32964
|
325412
|
||
2014
|
SANTO
|
27-Jan-74
|
L
|
D3
|
ACCOUNTING
|
2
|
Jl Samadikun 78
|
Cirebon
|
42187
|
203262
|
||
2015
|
JASON
|
08-Feb-75
|
L
|
D1
|
EDP
|
3
|
Jl Kesambi 12
|
Jakarta
|
12648
|
365489
|
||
2016
|
WIWIN
|
16-Jan-77
|
P
|
D1
|
KASIR
|
2
|
Jl Merdeka 25
|
Cirebon
|
12378
|
231456
|
||
2017
|
DIAN
|
23-Sep-71
|
P
|
SMA
|
SATPAM
|
1
|
Jl Pekalipan 57
|
Cirebon
|
96452
|
589756
|
||
2018
|
ANANTA
|
22-Des-69
|
L
|
D1
|
EDP
|
1
|
Jl Kusnan 55
|
Cirebon
|
56481
|
451236
|
||
2019
|
BUDI
|
12-Mar-70
|
L
|
D1
|
KASIR
|
1
|
Jl Kelud 48
|
Kuningan
|
54682
|
200451
|
||
2020
|
CAHYO
|
11-Sep-65
|
L
|
S2
|
MANAGER
|
4
|
Jl Pagongan 78
|
Sukabumi
|
56387
|
784123
|
||
TABEL, FORM DAN
PENGOLAHANNYA
Pada
pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari secara sekilas pembuatan tabel dan
form, serta desainnnya. Pembahasan secara lebih mendetail tentang tabel akan
kita bahas pada pertemuan ini. Dalam pertemuan ini kita juga masih akan
berlatih membuat dan mendesain form, dengan harapan menambah ketrampilan Anda
untuk mengolah form.
TABEL
Tabel
adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita
manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya
(men- sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi
dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang
kemudian dapat kita olah/proses.
LATIHAN
1:
Buatlah tabel-tabel dibawah
ini:
1. Simpan tabel dengan nama:
TabelBarang_NamaAnda_KelasAnda
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
*Kode_Barang
|
Text (4)
|
Kode
|
2.
|
Nama_Barang
|
Text (30)
|
Nama Barang
|
3.
|
Satuan
|
Text (10)
|
Satuan Jumlah Barang
|
4.
|
Harga
|
Number
|
Harga Barang
|
*
Primary Key
2. Simpan tabel dengan nama:
TblKaryawan_NamaAnda_KelasAnda
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
*NIK
|
Text (5)
|
Nomor Induk Karyawan
|
2.
|
Nama_Karyawan
|
Text (30)
|
Nama Karyawan
|
3.
|
Bagian
|
Text (10)
|
Bagian Kerja Karyawan
|
3. Tabel Penjualan1,
simpan dengan nama TblPenjualan1_NamaAnda_KelasAnda
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
*No_Fak
|
Text (4)
|
Nomor Faktur
|
2.
|
Tgl_Fak
|
Date
|
Tanggal Faktur
|
3.
|
NIK
|
Text (10)
|
Nomor Induk Karyawan
|
4. Tabel Penjualan2,
simpan dengan nama TblPenjualan2_NamaAnda_KelasAnda
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
No_Fak
|
Text (5)
|
Nomor Faktur
|
2.
|
Kode_Barang
|
Text (4)
|
Kode Barang
|
3.
|
Nama_Barang
|
Text (30)
|
Nama Barang
|
4.
|
Satuan
|
Text (10)
|
Satuan Jumlah Barang
|
5.
|
Harga
|
Number
|
Harga Barang
|
6.
|
Jumlah
|
Number
|
Jumlah Barang
|
Kemudian Isikan data-datanya:
Isi Tabel Pertama:
Isi Tabel Kedua:
Isi tabel ketiga:
Isi Tabel Keempat:
Menghubungkan Beberapa Tabel
Jika
diperhatikan antara tabel pertama dengan tabel keempat memiliki jenis field yang sama. Akibatnya, kita dapat
menghubungkan antara kedua tabel itu. Demikian untuk tabel kedua dan ketiga.
Langkah-langkah
menghubungkan kedua tabel itu:
1. Klik menu Tools, klik Relationship
...., atau klik icon Relationship
yang ada pada toolbar.
2. Muncul Kotak Dialog Show Table.
3. Klik tab Tables,
klik tabel pertama dan keempat (dua tabel)
4. Hubungkan antara tabel pertama dan
keempat dengan cara mendrag field yang berjenis sama.
5. Untuk melihat hasilnya klik tabel pertama.
Dengan cara
yang sama, coba lakukan untuk tabel kedua dan ketiga di atas.
FORM
Form
digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user
data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain.
Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form,
biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.
LATIHAN 2:
Buatlah
forms dari tabel pertama diatas:
Contoh
tampilan tabel pertama:
Buatlah forms untuk ketiga
tabel lainnya !
QUERY DAN REPORT
Komponen-komponen
database yang telah dipelajari pada pertemuan sebelumnya adalah table
dan form. Pada
pertemuan kali ini
kita akan berlatih
membuat komponen database yang selanjutnya, yaitu query dan report.
A. QUERY
Query
berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan
urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan
yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin
perempuan, atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan
data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya
tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query.
Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel
atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya,
kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ?
dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
Ada dua
cara untuk membuat Query, yaitu dengan:
1. Create query by using wizard
2. Create query in design view
Jika ingin
membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah
disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format
kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama
seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min, Max, Count, Stdev dll.
Fungsi logika seperti AND, OR, NOT,
<, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.
Sebelum
berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu
istilah-istilah berikut ini:
Field : nama field
yang ingin ditampilkan
Table : nama tabel
dari field tersebut
Sort : mengurutkan data hasil query
Show : mengatur field ditampilkan atau
tidak
Criteria : syarat dari data
yang ingin ditampilkan.
LATIHAN 1:
a. Buatlah tabel baru dengan struktur sebagai
berikut:
Field Name
|
Data Type
|
Description
|
Field Size
|
*NIP
|
Text
|
Nomor Induk Pegawai
|
4
|
NAMA_KARYAWAN
|
Text
|
Nama Lengkap Karyawan
|
20
|
TGL_LAHIR
|
Date/Time
|
Tanggal Lahir Karyawan
|
Medium Date
|
JK
|
Text
|
Jenis Kelamin Karyawan
|
1
|
TPK
|
Text
|
Tingkat Pendidikan Karyawan
|
3
|
JABATAN
|
Text
|
Jenis Jabatan Karyawan
|
11
|
GOL
|
Number
|
Golongan, sesuai pendidikan dan masa kerja
|
Single
|
ALAMAT
|
Text
|
Alamat Lengkap Karyawan
|
20
|
KOTA
|
Text
|
Kota tempat tinggal aryawan
|
10
|
KP
|
Text
|
Kode Pos
|
5
|
TLP
|
Text
|
Telepon
|
7
|
FOTO
|
OLE Object
|
Foto diri
|
-
|
KET
|
Memo
|
Keterangan yang diperlukan
|
-
|
(*) Primary Key
Simpan
tabel dengan nama tbldaftarkaryawanNamaAndaKelasAnda.
Tulislah data karyawan selengkapnya (lihat
Tabel Data Karyawan).
b. Buatlah tabel baru dengan struktur sebagai
berikut:
Field Name
|
Data Type
|
Field Size
|
*GOL
|
Number
|
Single
|
GAJI_PERBULAN
|
Number
|
Long Integer
|
UANGMAKAN
|
Number
|
Long Integer
|
LEMBUR_PERJAM
|
Number
|
Long Integer
|
Simpan
tabel dengan nama tblupahkaryawanNamaAndaKelasAnda.
Masukkan data-datanya (lihat Tabel Daftar
Upah Karyawan).
c. Buatlah tabel baru dengan struktur sebagai
berikut:
Field Name
|
Data Type
|
Field Size
|
*NO
|
Text
|
1
|
NIP
|
Text
|
4
|
GOL
|
Number
|
Single
|
BULAN
|
Text
|
10
|
HARI_KERJA
|
Number
|
Long Integer
|
JAM_LEMBUR
|
Number
|
Long Integer
|
Simpan
tabel Anda, dengan nama: tbldatakerjaNamaAndaKelasAnda.
d. Buatlah relasi
dari ketiga tabel di atas.
Langkah-langkah:
1. Klik Tool-Relationship.
2. Klik dua kali/add dari ketiga tabel yang ada.
3. Hubungkan tabel 1 ke tabel 2 dengan cara
men-drag field GOL-Create.
4. Hubungkan tabel 2 ke tabel 3 dengan men-drag
field NIK-Create.
5. Buka kembali tabel 1 atau tabel 2 atau tabel
3.
6. Cek, klik tanda ( + ) untuk menampilkan
hubungan antar tabel.
e. Buatlah query dengan Create query by using wizard, ikuti langkah-langkah selanjutnya.
f. Buatlah
query dengan Create query
in Design View,
ikuti langkah-langkah
selanjutnya.
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan:
Ø
Tambahkan
field-field, dengan rumus:
TOTAL_UANGLEMBUR:[LEMBUR_PERJAM]*[JAM_LEMBUR]
TOTAL_UANGMAKAN:[UANGMAKAN]*[HARI_KERJA]
TOTAL_PENERIMAAN:[GAJI_PERBULAN]+[TOTAL_UANGLEMBUR]+[TOTAL_UANGMAKAN]
Ø
Beri
tanda cek pada baris show.
Ø
Pada
tabel tbldatakerjaNamaAndaKelasAnda,
dengan field bulan isikan Criteria
dengan Maret 2012
Ø
Klik Run untuk melihat hasilnya.
JANGAN LUPA SIMPAN DATA ANDA .... !!!!!!!
B. REPORT
Report
merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak
data dalam bentuk
laporan. Dengan report,
kita menjadi lebih
leluasa dalam membuat laporan.
Data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun
query.
Cara yang
mudah untuk membuat report adalah dengan Create
report by using wizard.
LATIHAN2:
- Buatlah query dari ketiga tabel di atas untuk menampilkan:
GOL,
GAJI_PERBULAN, UANGMAKAN, LEMBUR_PERJAM, NAMA_KARYAWAN, JABATAN, BULAN,
HARI_KERJA, JAM_LEMBUR, TOTAL_UANGLEMBUR, TOTAL_UANGMAKAN, TOTAL_PENERIMAAN,
NIP.
SIMPAN QUERY ANDA DENGAN NAMA GAJI.
- Buatlah report dari query GAJI
tersebut.
SELAMAT MENCOBA ......
TABLE DATA KARYAWAN
NIP
|
NAMA_ KARYAWAN
|
TGL_ LAHIR
|
JK
|
TPK
|
JABATAN
|
GOL
|
ALAMAT
|
KOTA
|
KP
|
TLP
|
FOTO
|
KET
|
2001
|
GINA
|
02 Maret 1976
|
P
|
D1
|
SEKRETARIS
|
1
|
Jl Tampomas 23
|
Cirebon
|
45142
|
205981
|
||
2002
|
TEGUH
|
25 Januari 1975
|
L
|
SMA
|
SALESMAN
|
2
|
Jl Kelud 48
|
Kuningan
|
32524
|
324015
|
||
2003
|
ERDANA
|
08 Maret 1956
|
L
|
S3
|
DIREKTUR
|
4
|
Jl Ariodinoto 10
|
Cirebon
|
45111
|
207847
|
||
2004
|
NANA
|
11 Nopember 1965
|
P
|
S2
|
MANAGER
|
2
|
Jl Pengampon 10
|
Sukabumi
|
52132
|
542015
|
||
2005
|
IKHSAN
|
31 Agustus 1972
|
L
|
SMA
|
SATPAM
|
1
|
Jl Pekalipan 62
|
Garut
|
26678
|
230339
|
||
2006
|
AIRIN
|
21 Nopember 1970
|
P
|
D3
|
SEKRETARIS
|
3
|
Jl Titimplik 32
|
Bandung
|
40135
|
357984
|
||
2007
|
FERRY
|
27 Februari 1965
|
L
|
S1
|
MANAGER
|
3
|
Jl Klitiran 27
|
Bandung
|
40133
|
365214
|
||
2008
|
ANANTA
|
17 Januari 1976
|
P
|
D1
|
RESEPSIONIS
|
1
|
Jl Dr Cipto 59
|
Jakarta
|
16114
|
654354
|
||
2009
|
ADE
|
25 Juni 1975
|
L
|
SMA
|
SALESMAN
|
1
|
Jl Siliwangi 125
|
Kuningan
|
16752
|
642517
|
||
2010
|
WIWIN
|
12 Februari 1973
|
P
|
D1
|
SEKRETARIS
|
2
|
Jl Nanas 90
|
Jakarta
|
34567
|
326984
|
TABEL DAFTAR UPAH KARYAWAN
GOL
|
GAJI_PERBULAN
|
UANGMAKAN
|
LEMBUR_PERJAM
|
1
|
300000
|
5000
|
5000
|
2
|
600000
|
6000
|
7500
|
3
|
900000
|
7000
|
10000
|
4
|
6000000
|
9000
|
12500
|
TABEL DATA KERJA KARYAWAN
NO
|
NIP
|
GOL
|
BULAN
|
HARI_KERJA
|
JAM_LEMBUR
|
1
|
2001
|
1
|
Mar-2000
|
26
|
3
|
2
|
2002
|
2
|
Mar-2000
|
27
|
0
|
3
|
2003
|
4
|
Mar-2000
|
23
|
4
|
4
|
2004
|
2
|
Mar-2000
|
25
|
4
|
5
|
2005
|
1
|
Mar-2000
|
21
|
7
|
6
|
2006
|
3
|
Mar-2000
|
28
|
0
|
7
|
2007
|
3
|
Mar-2000
|
19
|
11
|
8
|
2008
|
1
|
Mar-2000
|
28
|
1
|
9
|
2009
|
1
|
Mar-2000
|
22
|
5
|
10
|
2010
|
2
|
Mar-2000
|
27
|
1
|
DAFTAR BUKU ACUAN:
v
Alexander
M, Hengky. 2005. Bank Soal Access. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
v
Erhans.
2005. Microsoft Access 2003. Jakarta: PT. Ercorata Rajawali
Tidak ada komentar:
Posting Komentar